บริหาร “เวลาน้อย” ด้วยแนวคิด Lean & Focus

คำถามชวนคิดยอดฮิตที่มักถูกถามในทุก ๆ สิ้นปีเสมอว่า “นี่ก็เหลืออีกไม่กี่เดือนจะถึงสิ้นปีแล้ว เป้าหมายที่ตั้งไว้เมื่อตอนปีใหม่ ตอนนี้ไปถึงไหนแล้ว ?” คำตอบของคุณเป็นอย่างไรบ้าง คืบหน้าไปแค่ไหนแล้วครับ ?

1 ปีที่มี 365 วัน และ 1 วันที่มี 24 ชั่วโมง เราจะใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดนี้อย่างไรให้คุ้มค่า เกิดผลลัพธ์สูงสุดเท่าที่จะทำได้ ? คำถามสำคัญนี้คนส่วนใหญ่มักมองข้ามและเผลอเผาเวลาทุกวินาทิ้งไป จนลืมไปเลยว่า เราไม่สามารถรีไซเคิลมันกลับมาใช้ใหม่ได้อีกรอบ เพราะด้วยวิถีชีวิตของเรา ๆ ที่มีเรื่องต้องคิด สิ่งที่ต้องทำมากมายเต็มไปหมด ยิ่งสำหรับคนยุคนี้ด้วยแล้ว นอกจากจะต้องยุ่งวุ่นวายอยู่กับโลกภายนอก ก็ยังจะไปวิ่งวุ่นอยู่กับโลกในหน้าจอมือถือที่คอยดึงความสนใจเราอยู่ตลอดเวลา จนไม่รู้ว่าแท้จริงแล้วชีวิตทุก ๆ วันที่ผ่านไปเรามีอะไรให้ทำเยอะเกิน หรือเราไม่ได้เลือกสิ่งต้องทำจริง ๆ กันแน่ ?

ถ้าทุกลมหายใจเข้าออกเป็นสิ่งที่มีค่าของชีวิต เวลาทุกวินาทีก็ไม่ได้ด้อยความสำคัญไปกว่ากันเลยล่ะครับ เพราะ “เวลา” ก็เปรียบได้กับชีวิตของเราเองเหมือนกัน ถ้าบริหารจัดการเวลาได้ดี เราจะทำสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างมีคุณภาพและราบรื่น แต่ถ้าใช้เวลาอย่างสุรุ่ยสุร่าย ชีวิตเราถึงขั้นรวนพังไม่เป็นท่าได้เลยทีเดียว ซึ่งผลสำเร็จในด้านต่าง ๆ ที่เราต้องการ จะเกิดขึ้นหรือดับวูบลงก็เป็นผลพวงจากการใช้เวลานี่เองครับ ดังนั้นเมื่อเวลาเป็นเรื่องที่สำคัญขนาดนี้ เราจึงต้องมีวิธีคิดในการจัดสรรและบริหารจัดการมันอย่างมีคุณภาพที่สุด โดยเฉพาะ ถ้าคุณเป็นคนที่ชีวิตยุ่งแสนยุ่งจนแทบจะไม่มีเวลาเหลือเลย แนวคิดแบบ Lean & Focus คือสิ่งที่คุณควรนำไปใช้ครับ

1. Lean

Lean เป็นเรื่องของ “การปรับ” ทั้งวิธีคิด พิจารณา และเลือกสรรเอาเฉพาะสิ่งที่ผลักดันให้เกิดผลลัพธ์ ตามเป้าหมายที่เราตั้งไว้เท่านั้น อะไรที่ไม่จำเป็นต้องทำ ต่อให้ไม่มีใครทำก็ไม่มีผลอะไรต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของเป้าหมายเลย ก็ตัดใจปล่อยวางลืม ๆ มันไปซะบ้าง หรือบางอย่างถ้ายังจำเป็นต้องทำอยู่นะ แต่ไม่ต้องเป็นเราเท่านั้นก็ได้ ควรรู้จักแจกจ่ายให้คนอื่นทำแทน เพราะต่อให้เราแบกภาระนี้ไว้นอกจากจะไม่ช่วยให้อะไรให้ดีขึ้นแล้ว มันอาจจะไปเบียดบังเวลาของเรื่องอื่นที่สำคัญกว่าจนกระทบต่อผลลัพธ์ก็เป็นได้ครับ

แนวคิดนี้สอดคล้องกับทฤษฎีที่ยอมรับกันทั่วโลกอย่าง “กฎของพาเรโต” ที่ว่าด้วยสัดส่วน 80 : 20 ที่ผมขออธิบายให้ฟังคร่าว ๆ ถึงการใส่ความพยายามลงไปในสิ่งที่เป็นส่วนสำคัญเพียง 20% เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ขนาดใหญ่ถึง 80% ซึ่งเป็นการเซฟทั้งแรงและเวลา แยกแยะได้อย่างชาญฉลาดว่า “อะไรที่สำคัญ/ไม่สำคัญ ?” “สิ่งไหนที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์/ไม่เกิดผลลัพธ์ ?” “สิ่งไหนคือสิ่งสำคัญ 20% ที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ถึง 80% ?”

โดยเราสามารถใช้วิธีการพื้นฐานที่รู้จักกันอยู่แล้วอย่าง “Eisenhower Box” จัดแบ่งเรื่องต่าง ๆ ออกตามความสำคัญความเร่งด่วน ช่วยให้เรารู้ว่า “เรื่องไหนที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วน” ก็จัดว่าต้องทำเป็นอันดับแรก “เรื่องไหนที่ไม่ได้สำคัญแต่เร่งด่วนต้องเอาเร็ว ๆ นี้” ก็ต้องทำเป็นอันดับต่อมา “เรื่องไหนที่สำคัญนะแต่ไม่ด่วน ไม่ต้องเอาตอนนี้ก็ได้” ก็ต้องจัดเวลาทำมันในภายหลัง “ส่วนเรื่องไหนที่ไม่ได้ด่วนแถมยังไม่สำคัญอีกต่างหาก” ตัดมันทิ้งไปเลยง่ายกว่า

อันที่จริงแนวคิดแบบ Lean นี้มีจุดเริ่มต้นมาจากการปรับกระบวนการผลิต ที่มีสิ่งที่ต้องสูญเสีย สูญเปล่า และทิ้งเป็นขยะจำนวนมาก ในขณะที่ชีวิตเราเองก็คล้าย ๆ กัน การลดสิ่งที่จะเป็นขยะเวลาออกไปบ้างก็น่าจะเข้า ถ้าดีไม่น้อย ฉะนั้นทำไมไม่ลองหยิบยืมวิธีที่ใช้แล้วได้ผลกับกระบวนการผลิตสินค้า มาใช้กับกระบวนการผลิตความสำเร็จให้ชีวิตดูบ้างล่ะครับ ?

2. Focus

เพราะเราทุกคนมีเวลาและพลังงานจำกัด วิธีการที่ดีที่สุดจึงหนีไม่พ้นเรื่องของการ “โฟกัส” ในสิ่งที่เราคัดกรองมาแล้วว่าสำคัญและก่อให้เกิดผลลัพธ์ การปรับโฟกัสสมาธิความสนใจก็เปรียบได้กับการปรับโฟกัสที่กล้องถ่ายรูป ถ้าเรามุ่งไปที่สิ่งสำคัญที่สุดเพียงจุดเดียว ตัวประกอบรอบข้างที่ไม่ได้มีสาระสำคัญเทียบเท่า ก็จะถูกละลายหายไปจากความสนใจ แล้วภาพของสิ่งที่เราต้องทำ สิ่งที่ต้องทุ่มสมาธิให้อย่างเต็มที่ก็จะมีความชัดเจนขึ้นมามากว่า�